Depuis que je suis installé en cabinet, c’est-à-dire depuis 5 ans environ, je galère avec la gestion des RENDEZ-VOUS. J’ai essayé des solutions innovantes, et d’autres moins…

1) Le secrétariat à temps partiel

  • Avantage : La secrétaire connait bien mon boulot et sait bien gérer l’emploi du temps. Elle peut faire le tri entre les types de RENDEZ-VOUS en fonction des jours pour optimiser ceux-ci et éviter les « lapins » inopinés.
  • Inconvénient : Son prix et son manque de disponibilité, car « temps partiel »

2) Le secrétariat téléphonique

  • Avantage : La disponibilité, car plusieurs secrétaires se relayent. La gestion des agendas est transparente pour moi.
  • Inconvénient : Les secrétaires changent régulièrement et quelquefois les consignes ne suivent pas. 🙁 et le prix reste élevé pour un praticien seul.

3) La prise de RENDEZ-VOUS sur internet (hors Doctolib)

  • Avantage : La disponibilité sur internet c’est 24/24. Le coût est réduit et possibilité d’avoir des SMS de rappel pour les patients selon le système.
  • Inconvénient : La fiabilité des systèmes est très variable ! La synchronisation avec votre agenda est un leurre ! (J’ai essayé 4 systèmes différents avec le même résultat qui est la perte de RENDEZ-VOUS ou des doublons… Aïe !). Le paramétrage est quelques fois très difficile et nécessite des compétences en informatique (que j’ai, mais que certains de mes collègues n’ont pas). Le référencement n’est pas toujours facile à faire.

3) La prise de RENDEZ-VOUS sur internet avec Doctolib.

  • Avantage : Disponibilité sur internet c’est 24/24. SMS de rappel pour les patients. Bonne visibilité sur internet. Vous êtes pris en charge pour le paramétrage. Le coût est souvent moindre qu’avec un secrétariat. Le système est fiable.
  • Inconvénient : Pas de synchronisation avec votre application si vous n’êtes pas médecins et que vous utilisez une application sur Mac… Le paramétrage n’est pas si souple que ça. Vous ne pouvez pas créer vos propres animations de groupes, vous devez obligatoirement passer par les propositions de Doctolib… Vous ne pouvez pas gérer le temps minimum pour annulation de RDV ou changement… Et vous vous retrouvez le matin avec 0 RDV alors que la veille au soir vous en aviez 3… je viens de le vivre et c’est très pénible ! Ce n’est pas donné ! 109€/mois pour un praticien seul en cabinet… Enfin chacun voit midi à sa porte en terme de cher ou pas cher… Enfin 1300 € par an ce n’est pas donné quand même !

4) Le casse tête des lapins.

Mon cabinet est ouvert tous les jours de 14:00 à 20:00 et le samedi de 9:00 à 12:00 (avant je fermais à 13:00 mais c’est trop pénible pour moi).

Les séances les plus demandées sont celles de 18:00 à 20:00 et le samedi matin.

Et si j’ouvrais le matin ? Car on me demande souvent 7:00 à 9:00… Or je ne suis pas un homme à ouvrir à 6:00 donc je réserve la matin pour les séance de coaching en entreprise à partir de 9:00 et les séances de méditation collectives en entreprise de 12:00 à 14:00…

Or ces séances de 19:00 ou du samedi matin sont souvent prisées par des nouveaux clients et… Ils ne viennent pas toujours ! Et j’ai beaucoup de lapin sur les horaires les plus demandés, c’est dommage non ? D’autant plus que mes patients habituels me disent souvent c’est dommage que je ne puisse pas venir le samedi… Mais il n’est pas question pour moi de travailler le samedi après-midi (sauf pendant les formations mais c’est très rare et de plus en plus rare… OUF ! 😉

Ce matin par exemple, j’avais 3 RDV sur les créneaux de 9:00 à 12:00.

  • Un couple pour un premier entretien de thérapie de couple.
  • Un adulte pour un premier entretien de psychothérapie
  • Un adulte pour un entretien de suivi de psychothérapie.

je te le donne en mille Émile ? Le premier RDV à été annulé purement et simplement… le deuxième RDV a été reporté à samedi en 15… et le 3ème est OK…

Donc je vais travailler de 11:00 à 12:00 et c’est tout ! Quel dommage quand je sais que des clients auraient pu profiter de ces créneaux horaires…

Je trouve que le système doctolib n’est pas assez souple pour moi… Qu’est-ce que j’ai fait pour éviter cela ?

J’ai regardé les cas d’annulation et de report de RDV, les plus courants le samedi… Et j’ai remarqué que cela concerne en général (plus de 90%) des clients « nouveaux ».

J’ai donc changé mes motifs de RDV en 2 types : 1er RDV et RDV de suivi… Puis j’ai interdits les premiers RDV le samedi… Que va-t-il se passer ? je vous le dirai… Avec Doctolib … C’est la seule solution que je vois…

Vous voulez tester ? http://agenda.carnicelli.fr (cela point sur Doctolib mon cabinet) : Si vous choisissez un RDV de suivi les samedis apparaissent si vous choisissez un premier RDV pas de samedi possibles…. J’élimine comme cela 90% des lapins… Peut-être que je perds des clients mais … Il y a toujours un prix à payer…

Et vous comment faites-vous pour éviter les lapins sur les créneaux les plus demandés ?

* Photo du lapin (Par Silly rabbit at the English Wikipedia, CC BY-SA 3.0, Lien)