Communication efficace avec des outils imparfaits.


6a00d834209e6353ef0134889aac2f970cLa communication entre les partenaires professionnels, ainsi que qu’entre les membres d’une même famille a changé ces dernières années.

Heureusement me direz-vous, peut-être… Avec tous les progrès de la technique ? Ce serait malheureux !

Aujourd’hui pour communiquer nous avons :

  • La lettre postale : Houuuuuu… La vieille ! Que c’est lent ! Et avec les grèves 😉
  • Le téléphone fixe : Ringard ! Il faut être à la maison !
  • Le téléphone mobile : C’est réservé aux riches ça !
  • Le fax : Réservé à l’entreprise non ?

6a00d834209e6353ef0133f57a7497970bEt de préférence :

  • Le SMS : Surtout pour les D’jeuns … Et les moins jeunes qui ont le pouce agile 😉
  • L’email : Alors là c’est tout et son contraire ….

Et aussi :

  • Le message Facebook : Une valeur qui monte !
  • Le message sur d’autre réseaux sociaux : moins utilisé
  • Le message sur un Blog : Mais … Pour qui ?
  • le message Twitter : mais c’est pareil… Qui me suit ?

Alors ? De tous ces moyens, si vous regardez bien, à part le téléphone, nous sommes en face de moyens asynchrones ! C’est à dire que l’émetteur et le récepteur ne sont pas en ligne en même temps. C’est génial non ?

Vous envoyez un message à quelqu’un qui peut ne pas être en ligne et qui le recevra quand il se connectera puis le lira (ou pas !!!!) Et là plusieurs questions peuvent se poser est-ce que l’expéditeur est bien celui qui le dit, ou quand est-ce que le message a été envoyé… Mais dans un cadre non contractuel, ce n’est pas très grave, et en général, la date d’envoi de l’email est acceptée par tous ainsi que l’identité de l’expéditeur (Attention tout de même aux chevaux de troie… et autres virus informatiques …)

Là où le bât blesse c’est que vous ne savez jamais si le message est reçu. CVous savez seulement s’il n’est pas reçu, car en général,un message vous averti. Donc le message est-il reçu ? Et pire encore est-il lu ? Rien n’est moins sûr ! Combien que malentendus, ai-je constaté, qui sont générés par cette incertitude ! Avec le téléphone déjà, lorsque vous êtes avec quelqu’un de mauvaise foi, vous pouvez avoir des surprises, et que la personne vous dise : « Tu ne m’a jamais dit ça ! ». Avec un moyen asynchrone, c’est pire !

Vous rencontrerez des :

  • Je ne lis pas mes emails perso tu comprends, déjà avec mes émails pro c’est lourd !
  • Internet ? Vade retro satanas !

Ces même personnes vous harceleront parce que vous n’avez pas encore lu leur dernier message envoyé la nuit dernière vers 3:00 du matin alors que vous même, ne vous levez qu’à 7:30 !  En ajoutant « Tu te rends compte je te l’ai envoyé il y a plus de 5 heures ! »

Lors d’une mise en place d’un échange dans un groupe, il est indispensable de fixer plusieurs règles élémentaires de gestion des messages, parce que le moyen de communication choisi (email) n’est pas « parfait » c’est un protocole externe qui doit gérer le reste ! (ceci est aussi valable pour tous les moyens asynchrones)

Exemple de règles :

  • Fréquence de relevage de la boite (par exemple 1 fois par jour ou plus)
  • Fixer le contenu à un seul sujet par email indiqué dans le sujet (Objet) ou à plusieurs
  • Pour éviter les messages croisés dans tous les sens utilisation d’une liste de diffusion pour les échanges simultanés
  • Lire ses messages 1 heure avant le RDV en cas d’annulation potentielle
  • Envoyer à l’expéditeur un accusé de réception du message même si on ne répond pas…
  • …/… à vos claviers !`

Combien de réunions ou de projets, avortent à cause de ce manque de règle. Combien de couples, de jeunes hommes et femmes, en devenir explosent littéralement sur ces incompréhensions….

Ce n’est pas l’outil qui est mauvais c’est la manière de l’utiliser qui peut-être discutable !

Bonne réflexion…. Et bonne communication 🙂

 

 

 



Catégories :Coaching, Formation

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